Automatisk bokføring i nettbutikken: hva går av seg selv, og hva er manuelt

Spørsmålet kommer igjen i supporten og i søkene: hvor stor del av bokføringen fra en nettbutikk kan gå av seg selv? Svaret deler seg i tre. Noe bokføres automatisk så snart ordren er gjennomført. Noe krever et oppsett eller en aktivering først. Og noe blir liggende hos den som fører regnskapet. Under står fordelingen slik den ser ut i Pairys standardintegrasjoner mellom nettbutikk og regnskapsprogram.

Det en gjennomført ordre utløser i regnskapsprogrammet

Når en ordre er gjennomført i nettbutikken, henter integrasjonen den og oppretter den i regnskapsprogrammet. Hele ordren følger med som ordrelinjer, også fraktlinjen, med den MVA-satsen nettbutikken har beregnet på hver linje. Det gjelder ordrer fra Shopify-integrasjonen og WooCommerce-integrasjonen til Fiken og Tripletex.

På en vanlig betalt ordre registreres betalingen samtidig, slik at fakturaen står som betalt. Refunderer du en vare i nettbutikken, oppretter integrasjonen kreditnotaen i regnskapsprogrammet i samme kjøring.

Starter du midt i et regnskapsår, kan tidligere ordrer bokføres bakover i tid, slik at perioden fra årsstart kommer med. Det er det vanlige forløpet for en nettbutikk som går fra manuell bokføring i løpet av året.

Utbetalinger og gebyrer fra betalingsløsningen

Salget og pengene på bankkontoen er to forskjellige beløp. Betalingsløsningen trekker gebyret sitt før den utbetaler, så en bokført betaling på 1.548 kroner kan lande som 1.518 kroner i banken. Den differansen skal stå som en kostnad før avstemmingen går opp, og den er blant de tingene vi oftest får spørsmål om.

Pairy henter utbetalingene fra tre innløsere: Shopify Payments, Stripe og Clearhaus. Gebyret bokføres som kostnad, nettobeløpet på bankkontoen, og bruttosalget som inntekt i den vanlige fakturaflyten. For Stripe og Clearhaus gjelder det i Norge til Fiken og Tripletex.

Antallet poster er også forskjellig på de to sidene. En nettbutikk med 300 ordrer i måneden har 300 fakturaer i regnskapet og rundt 20 utbetalinger på bankkontoen, fordi innløseren samler flere dagers salg i én overføring. Bokføringen av utbetalingen binder de to tallene sammen, slik at salgskontoen og bankkontoen kan møtes.

To ting følger med. Utbetalingen fra Shopify Payments skal skje i norske kroner for at beløpene kan bokføres direkte i et norsk regnskap. Og beholdningskontoen og gebyrkontoen oppretter du selv i regnskapsprogrammet, én gang per innløser. Kontonumrene i supportartiklene er eksempler, så de skal holdes opp mot din egen kontoplan.

Oppgavene som blir hos regnskapsføreren

Bankavstemmingen ligger i regnskapsprogrammet. Pairy leverer posteringene, og selve matchen mot kontoutskriften skjer der kontoutskriften hentes inn.

Utbetalinger fra andre innløsere enn de tre over føres for hånd. Det dekker blant annet Nets, Klarna, Vipps, PayPal, Quickpay, Bambora, MobilePay og Dintero, der beløpene fortsatt hentes fra innløserens egen oppgjørsrapport.

Kontooppsettet er også ditt. Salgskontoene, MVA-kodene og gebyrkontoen settes opp i regnskapsprogrammet før første kjøring, og det er det oppsettet som avgjør om avstemmingen senere går opp av seg selv.

Det som aktiveres før det går av seg selv

En del av flyten går automatisk fra det øyeblikket den er slått på. Aktiveringen er en supportoppgave og ligger dermed et annet sted enn dashbordet.

Samleposteringer er den mest brukte i Norge. Pairy samler en dags ordrer og refusjoner i ett dagsbilag i Tripletex, gruppert etter MVA-sats og betalingsmåte, og viser en avstemming av hvert dagsbilag: sum ordrer minus refusjoner holdt opp mot beregnet samlepostering, med status Avstemt. Ordre- og refusjonsreferansene blir liggende i Pairy.

Bedriftsordrer er den andre. Skal en B2B-ordre bokføres som en åpen faktura med kredittid framfor som betalt ordre, setter Pairys support rutingen opp, mens de øvrige ordrene går videre i den vanlige flyten. Pairy kan opprette kunden med org.nr. fra nettbutikken og EHF som forsendelsesmåte, slik at norske bedriftskunder mottar fakturaen via EHF.

Utbetalingsbokføringen aktiveres på samme måte når API-nøkkelen og kontoene er på plass. Til Stripe oppretter du selv en nøkkel med lesetilgang til Balance og Payouts, og den tilgangen rekker til å hente utbetalingene. Stripe Payouts krever minimum Standard-pakken.

Hvor langt standardintegrasjonen rekker

Standardintegrasjonene dekker Shopify, WooCommerce, Wix, DanDomain og 24Nettbutikk mot Fiken, Tripletex, Conta, Systima og PowerOffice Go. De tre pakkene er gradert etter ordremengde: Basic opp til 50 ordrer i måneden, Standard opp til 500 og Premium opp til 3.000.

To slags behov ligger utenfor den rammen. Et ERP som Business Central, Navision, Trimit eller Xledger krever et tilpasset oppsett, og det samme gjelder shopsystemer som Magento 2. Et skreddersydd forløp bygger på samme plattform som standardintegrasjonene, og leveringstiden er typisk to til åtte uker.

Fordelingen avgjør hvor mye tid som faktisk blir frigjort. Ordrer, MVA, frakt, betalingsregistrering og kreditnotaer går av seg selv når oppsettet er på plass. Utbetalinger og gebyrer gjør det for tre innløsere. Bankavstemming og kontooppsettet blir hos dere. Integrasjonssiden for din kombinasjon av nettbutikk og regnskapsprogram beskriver hva som følger med, og de 30 dagers gratis prøveperioden gjør det mulig å se fordelingen på dine egne ordrer.