Black Friday-bokføring: Slik unngår du kaos når salget eksploderer

Før Black Friday forbereder de fleste nettbutikker kampanjer, lager og frakt i ukevis. Bokføringen av ordrene får mindre oppmerksomhet, selv om hver ordre blir til en faktura, en betaling og kanskje en kreditnota i januar. Her er hva som skjer med bokføringen når ordretallet stiger, hvor raskt salget må være bokført, og hva du rekker å sette opp i oktober.

Fire steder bokføringen blir tung når ordrene øker

Hver ordre i nettbutikken skal havne i regnskapet med beløp, mva og betalingsmåte. Ved 20 ordrer om dagen kan det gjøres for hånd. Ved 200 om dagen i Black Friday-helgen vokser det til fire hauger:

• Ordrene. Hver ordre skal opprettes som faktura i regnskapsprogrammet. Tiden per ordre er den samme, men antallet ganges opp.
• Betalingene. Kort, Vipps og Klarna gjør opp hver for seg, og hver ordre skal stå som betalt på riktig konto.
• Gebyrene. Betalingsløsningen trekker gebyret før utbetalingen, så beløpet i banken er mindre enn salget. Differansen skal bokføres som en kostnad.
• Returene. En del av novembersalget kommer tilbake i desember og januar, og hver retur skal krediteres med samme mva som salget.

Hvor raskt salget må være bokført

Bokføringsloven § 7 sier: "Bokføring skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier. Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned."

For de fleste nettbutikker er mva-meldingen den nærmeste fristen. November og desember er 6. termin, og fristen for mva-meldingen er 10. februar. Det er yttergrensen. Med flere hundre ordrer i én helg tilsier omfanget at salget bokføres løpende, mens pakkene fortsatt er på vei ut.

Ett samlet bilag per dag

Bruker du Tripletex, kan Pairy samle en dags ordrer og refusjoner i ett dagsbilag, gruppert etter mva-sats og betalingsmåte. Det gir færre posteringer i en travel periode. De enkelte ordrene og kundene overføres da ikke til Tripletex, men ordre- og refusjonsreferansene beholdes i Pairy. Samleposteringer aktiveres av Pairy support. Les mer om samleposteringer i Tripletex.

Uten samlepostering overføres hver ordre som sin egen faktura, slik at både betalingen og en senere kreditnota kan finnes på ordrenummeret.

Returene i desember og januar

Kunder som handler på nett, har 14 dagers angrerett, og mange nettbutikker forlenger returfristen gjennom julen. Novembersalget kommer derfor delvis tilbake i desember og januar, ofte i en ny mva-termin.

Hver retur krediteres med en kreditnota som snur både omsetning og mva. Betalingsløsningens gebyr på det opprinnelige kjøpet blir ofte stående, så det forblir en kostnad selv om salget er annullert.

I Pairys standardintegrasjoner oppretter integrasjonen kreditnotaen i regnskapsprogrammet når du refunderer ordren i nettbutikken. Vurderer du å forlenge returfristen, har vi skrevet om utvidet returrett i høysesongen.

Det som må være på plass i oktober

Det meste av arbeidet ligger før salget. Går bokføringen automatisk når ordrene kommer, er Black Friday-helgen flere posteringer av samme slag som resten av året. Tre ting er verdt å ha testet før november:

• Ordrer og kreditnotaer. Pairy henter de fullførte ordrene fra nettbutikken og oppretter dem i regnskapsprogrammet med betalingen registrert og en kreditnota ved refusjon. Det gjelder for eksempel Shopify og WooCommerce mot Fiken og Tripletex.
• Betalingsmåtene. Hver betalingsmåte bokføres på sin egen mellomkonto, slik at du kan avstemme når pengene blir utbetalt. Se automatisk betalingsregistrering.
• Gebyrene. For Shopify Payments, Stripe og Clearhaus henter Pairy utbetalingen og bokfører gebyret som kostnad. Det krever Standard-pakken. For Vipps, Klarna og de øvrige står betalingen på mellomkontoen, og gebyret bokføres når du avstemmer utbetalingen. Se bokføring av utbetalinger og gebyrer.

Prøveperioden er 30 dager, så et oppsett i oktober kan gå på vanlige ordrer før de travle ukene begynner. Ligger du allerede etter, kan ordrene fra tidligere i året bokføres bakover i tid.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg vente med å bokføre Black Friday-salget til januar?

Bokføringen skal være à jour innen fristen for mva-meldingen, som for november og desember er 10. februar. Loven sier også at bokføring skal skje så ofte som omfanget tilsier, og ved flere hundre ordrer i én helg betyr det løpende bokføring.

Bokfører Pairy også gebyrene fra Vipps og Klarna?

Automatisk bokføring av gebyrer finnes for Shopify Payments, Stripe og Clearhaus. For de øvrige betalingsløsningene registrerer Pairy betalingen på en mellomkonto, og gebyret bokføres når du avstemmer utbetalingen.

Hva skjer hvis Black Friday sender meg over pakkens ordregrense?

Pairy har en fair use-grense. Første gang nettbutikken går over pakkens ordregrense, får du en e-post om det. Skjer det igjen, oppgraderes abonnementet automatisk til neste pakke.

Rekker jeg å komme i gang før Black Friday?

Oppsettet gjør du selv etter bestillingen, og det koster ingenting. Med 30 dagers gratis prøveperiode kan integrasjonen gå på vanlige ordrer i oktober og november, før helgen med flest ordrer.

Se priser og kom i gang, eller skriv til oss på support@pairy.no hvis du er i tvil om oppsettet ditt.