Bokføring av en nettbutikk: hva som må på plass

En ordre i nettbutikken blir til flere linjer i regnskapet. Salget står på ordrelinjene med mva per linje. Betalingen kunden har gjennomført skal lukkes mot en konto, og pengene fra betalingsløsningen lander på bankkontoen med et gebyr trukket fra. Gebyret er det punktet vi oftest får spørsmål om i supporten.

Det en gjennomført ordre legger igjen i regnskapet

Ordrelinjene er selve salget. Hele ordren bokføres som ordrelinjer, fraktlinjen inkludert, med den mva-satsen nettbutikken har beregnet på linjen. Det er den satsen regnskapsprogrammet skal ha, for at mva-meldingen svarer til det kunden betalte.

En ordre kan inneholde flere satser. Varer til 25 prosent og en fraktlinje til samme sats gir to linjer med hvert sitt beløp, og en ordre til en kunde i utlandet kan ha en tredje. Kommer satsen med fra nettbutikken framfor fra en standardinnstilling i regnskapsprogrammet, svarer meldingen til det som sto på kundens kvittering.

Betalingen er den andre halvdelen. Kunden betaler per ordre, mens pengene treffer bankkontoen samlet noen dager senere, fratrukket et gebyr til betalingsløsningen. En nettbutikk med 300 ordrer i måneden har derfor 300 fakturaer på den ene siden og rundt 20 utbetalinger på den andre.

De to sidene møtes på en beholdningskonto per betalingstype. Fakturaen lukkes mot kontoen når ordren er betalt, og utbetalingen bokføres mot samme konto når pengene lander i banken. Står det 300 000 kroner i salg og 296 000 kroner i utbetalinger, er restdifferansen på kontoen typisk nettopp gebyret.

Det som må settes opp før bokføringen går av seg selv

Integrasjonen er et lag mellom nettbutikken og regnskapsprogrammet, som flytter data mellom de to systemene. Pairy overfører ordrer, produkter og kunder fra butikken til regnskapsprogrammet, og lagertall den andre veien. Integrasjonen er beskrevet system for system, blant annet for integrasjonen til Fiken og integrasjonen til Tripletex.

Deretter velges kontoer: salgskonto, mva-kontoer og en beholdningskonto per betalingstype. Det er den delen av oppsettet som avgjør om avstemmingen senere går opp av seg selv.

Volumet avgjør hvilken pakke oppsettet hører hjemme i. Basic dekker opptil 50 ordrer i måneden og synkroniserer hver time. Standard dekker opptil 500 ordrer, synkroniserer hvert 30. minutt og har registrering av betaling og lagerstyring med. Premium dekker opptil 3 000 ordrer og har hjelp til oppsettet med i prisen.

Gebyrhåndteringen avhenger av betalingsløsningen. For Shopify Payments, Stripe og Clearhaus henter Pairy utbetalingen og bokfører brutto, gebyr og netto automatisk. For de øvrige betalingsleverandørene registreres betalingen på fakturaen mot beholdningskontoen, slik at fordringen per leverandør er samlet ett sted, og utbetalingen føres inn fra bankkontoutskriften. Selve matchen mot bankkontoen er en funksjon i regnskapsprogrammet.

Med det oppsettet på plass flytter arbeidet seg fra daglig inntasting til en månedlig kontroll av én konto. Pairy har 30 dagers gratis prøveperiode, slik at kontooppsettet kan prøves ut på ekte ordrer før det settes i drift.