Business Central + Shopify: connector, konsulenthus eller plattform?

Den innebygde connectoren er gratis og dekker standard-flyten fint. Men i det øyeblikket Business Central-oppsettet ditt avviker fra standarden, står du med et valg: bygge en integrasjon fra bunnen, eller legge en plattform imellom som allerede er bygget. Her er de tre veiene - og når hver enkelt gir mening.

Du driver en nettbutikk på Shopify, og regnskapet ligger i Microsoft Dynamics 365 Business Central. De to skal snakke sammen, slik at ordrer, lager, priser og bilag flyter automatisk i stedet for å bli tastet inn manuelt. Spørsmålet er bare hvordan.

De fleste starter med Microsofts gratis connector - og det er ofte det riktige stedet å starte. Men en del oppdager først underveis at oppsettet deres avviker nok fra standarden til at connectoren ikke klarer å følge med. Da blir spørsmålet plutselig: skal vi bygge noe selv, eller finne noen som har gjort det før?

Vi selger ikke en "sett det opp på fem minutter"-løsning, og vi later ikke som om det motsatte er sant. Så her er et ærlig overblikk over de tre veiene, fordelene og ulempene ved hver - og en beslutningstabell til slutt.

Tre veier til å koble Business Central og Shopify sammen

1. Den innebygde connectoren - Microsofts gratis, innebygde integrasjon. Plug-and-play, men rigid.
2. Konsulenthus-bygg - en integrasjon utviklet fra bunnen til akkurat deg. Fleksibel, men dyr, treg og avhengig av at konsulenten har prøvd det før.
3. En spesialisert plattform (som Pairy) - en gjennomtestet integrasjonsplattform som tilpasses oppsettet ditt. Fleksibiliteten fra en skreddersydd løsning, uten å bygge fra bunnen.

Vei 1: Microsofts innebygde Shopify-connector

Connectoren er gratis, forhåndsinstallert i Business Central og vedlikeholdes av Microsoft. For en nettbutikk med ett nokså standard oppsett dekker den mye: synkronisering av produkter, varianter, lager, ordrer, kunder og frakt kan flyte mellom de to systemene. Det er et sterkt utgangspunkt, og for mange er det rikelig.

Begrensningene viser seg når oppsettet ditt avviker fra det connectoren er bygget for:

1. Egne felt og spesielle flyter krever utvikling. Skal et eget felt fra Shopify inn i Business Central, eller en fraktmetode mappes på en bestemt måte, er det ikke noe du bare slår på. Brukere på Microsofts egne Dynamics-forum løper inn i nettopp det, og svaret er som regel at connectoren først kan utvides via egen utvikling fra versjon 22 og fremover.
2. Bokføring og avstemming krever ofte oppsett - og kan fortsatt etterlate manuelt arbeid. Å få betalinger, gebyrer og refusjoner til å lande som korrekte posteringer som stemmer med regnskapet ditt, er sjelden noe som bare virker ut av boksen. For mange ender det med en månedsavslutning der noen avstemmer for hånd.
3. Den er cloud-only. Connectoren virker kun med Business Central online - den er ikke tilgjengelig for on-premises eller eldre Navision-oppsett (mer om det lenger ned).
4. Fysisk butikk (POS) og høyt volum. Shopify POS-salg synkroniseres ikke automatisk, og ytelsen kan bli presset ved store ordremengder i høysesong.

Den innebygde connectoren passer for deg hvis: du har én Shopify-butikk, et nokså standard cloud-Business Central, et oversiktlig katalog, og en intern ressurs som kan ta den manuelle avstemmingen.

Vei 2: Konsulenthus-bygg fra bunnen

Den andre veien er å få et konsulenthus til å utvikle en integrasjon fra bunnen, skreddersydd til bedriften din. Fordelen er klar: i prinsippet kan alt la seg gjøre, akkurat som du vil ha det.

Ulempene er til gjengjeld lette å undervurdere:

1. Pris og tid. En skreddersydd utvikling fra bunnen er den dyreste og tregeste av de tre veiene.
2. Vedlikehold og avhengighet. Shopify og Business Central oppdaterer API-ene sine løpende. Hver gang må integrasjonen vedlikeholdes - og spørsmålet er hvem som eier koden og kan rette den, hvis konsulenten ikke lenger er tilgjengelig.
3. Barnesykdommer du betaler for at de lærer. Det er den mest oversette: et konsulenthus har ofte ikke bygget akkurat denne integrasjonen før. Da oppstår det barnesykdommer underveis - særtilfeller, datafeil, ting som ikke oppfører seg som forventet. Og hver gang er det du som må ta stilling, teste og vente. Du betaler i realiteten for at de lærer på din regnskapsdrift.

Konsulenthus-bygg passer for deg hvis: du har helt spesielle krav som ingen standardplattform dekker, et budsjett og en tidsplan som tåler et utviklingsprosjekt, og gjerne intern IT til å styre leverandøren.

Vei 3: En spesialisert plattform (slik jobber vi i Pairy)

Den tredje veien ligger imellom de to. Pairy er en mellomvare (middleware): vi ligger mellom Business Central og Shopify og fører data mellom de to via API-ene deres. Det er et alternativ til connectoren - ikke et lag oppå den. (Vi anbefaler faktisk ikke å kjøre oss ved siden av en eksisterende integrasjon, fordi to systemer som fører de samme dataene kan gi dobbeltoverføringer og feil. Man velger én.)

I praksis er det halvt en konsulentløsning, fordi oppsettet ditt skal tilpasses. Forskjellen fra et konsulenthus er hva vi tilpasser fra: vi bygger ikke fra bunnen hver gang. Vi bygger oppå en gjennomtestet plattform og de integrasjonene vi allerede har laget mange ganger før.

Og det er hele poenget. Fordi vi har gjort det mange ganger før, vet vi nøyaktig hvordan en Business Central-til-Shopify-integrasjon skal settes opp. Vi guider deg gjennom det, og du slipper hodepinen. Fundamentet er gjennomtestet, så du unngår barnesykdommene du betaler et konsulenthus for å finne for første gang.

At tilpasningen skjer oppå et felles fundament er ikke en svakhet - det er styrken. Det ser man tydelig på hvor forskjellige integrasjonene våre er, selv om de hviler på samme plattform:

1. Aiayu - en skalerbar Business Central-til-Shopify-integrasjon på tvers av flere markeder.
2. Ecooking - automatisert ordrehåndtering mellom Shopify og Business Central.
3. Baum und Pferdgarten - Business Central og Shopify, der produktbilder også hentes fra et eksternt DAM-system.
4. Pomp De Lux - Business Central koblet til flere Shopify-butikker.

Der du møter veggen med standard-connectoren, kan vi tilpasse for deg. Et par eksempler på hva det kan bety i praksis:

1. Har du en produktstruktur som ikke følger standarden - der ett varenummer for eksempel settes sammen av style, materiale og størrelse, og data skal hentes fra flere felt i Business Central - så mapper vi det til Shopify, slik at det passer til butikken din.
2. Har du varianter som kombinerer flere dimensjoner - for eksempel bukser der både vidde og lengde skal bli til én størrelse som "30/32" - håndterer vi sammensetningen.
3. Mangler du felt som ikke eksponeres som standard - for eksempel tolltariff eller opprinnelsesland - legger vi dem til i utlesingen, slik at de blir med.

Og så er det bokføringslaget, som ofte er hele grunnen til at folk velger oss - og her tilpasser vi oss flyten din. Behandler du ordrene i Shopify, og styrer frakten der, sender vi først ordren videre til Business Central når den er ferdigbehandlet. Behandler du i stedet ordrene i Business Central, og styrer frakten der, overfører vi ordren så snart sluttkunden har lagt den - og når du har sendt varen i Business Central, lukker vi ordren i Shopify og trekker betalingen. Uansett hvilken flyt som passer bedriften din, ender faktura og kreditnota korrekt i regnskapet, slik at avstemmingen ikke blir til manuelt arbeid ved månedsavslutning.

En plattform som Pairy passer for deg hvis: oppsettet ditt avviker fra standarden, du vil ha bokføringen automatisk fremfor manuell, eller du kjører et regnskapssystem connectoren ikke støtter.

Kjører du eldre Navision eller Trimit? Da er connectoren ikke et alternativ i det hele tatt

Det er verdt å fremheve separat, fordi det er et rent ja/nei: Microsofts innebygde connector virker kun med cloud-Business Central. Kjører du en eldre Navision-versjon eller Navision Trimit, er connectoren rett og slett ikke et alternativ - og da står valget mellom et skreddersydd bygg og en plattform som allerede snakker med systemet ditt.

Det er noe vi gjør jevnlig. Se for eksempel Moshi Moshi Mind (Navision Trimit og flere Shopify-butikker) og Mos Mosh (Navision og tre Shopify-butikker).

Når skal du velge hva?

Det finnes ikke ett riktig svar - det avhenger av hvor mye oppsettet ditt avviker fra standarden, hvilket regnskapssystem du kjører, og hvor mye du vil ha automatisk. Her er en rettesnor:

Kort fortalt: har du et rent standard-oppsett, så start med connectoren. Avviker du fra standarden - og det gjør de fleste voksende nettbutikker på et tidspunkt - så krever det tilpasning uansett. Spørsmålet er bare om du vil bygge det fra bunnen, eller bygge oppå noe som allerede virker.

Skal vi se på oppsettet ditt?

Er du i tvil om hva som passer til akkurat ditt Business Central- og Shopify-oppsett, så la oss ta en prat. Vi har bygget integrasjonen mange ganger før og kjenner fallgruvene. Se mer på siden vår om Shopify og Business Central integrasjon, eller skriv til oss på support@pairy.no.