Fra 50 til 500 ordrer: Slik automatiserer du bokføringen når du vokser

Vekst er målet for de fleste som driver nettbutikk - men vekst har en bakside som sjelden blir snakket om: jo flere ordrer, jo mer tid forsvinner ned i regnskapet. Har du gått fra 50 til 100+ ordrer i måneden, kjenner du sannsynligvis allerede den følelsen. Her er hva du bør vite om automatisk bokføring, og når det er riktig tidspunkt å komme i gang.

Når er manuell bokføring ikke lenger holdbart?

Det finnes ikke ett svar på det spørsmålet - men det finnes tydelige varselsignaler. De fleste som driver nettbutikk treffer veggen et sted mellom 50 og 150 ordrer i måneden. Her er tegnene på at du er der:

• Du bruker mer enn 2-3 timer i uken på å taste ordrer inn i regnskapsprogrammet ditt.
• Du oppdager feil i bokføringen - feil beløp, manglende ordrer, dubletter - fordi det gjøres i hastverk.
• Lageret ditt stemmer ikke med det som faktisk står på hyllen.
• Du utsetter bokføringen og tar alt på én gang i uken - eller rett før fristen til regnskapsføreren.
• Vekst føles som mer arbeid, ikke mer overskudd.

Kjenner du deg igjen i bare tre av de fem punktene, er du klar til å automatisere.

Hva koster manuell bokføring deg egentlig?

La oss sette konkrete tall på det. Anta at du bruker 3 minutter per ordre på å bokføre den manuelt - taste beløp, legge til MVA, velge konto, lagre. Det er konservativt.

• 100 ordrer/mnd.: 300 minutter = 5 timer i måneden
• 300 ordrer/mnd.: 900 minutter = 15 timer i måneden
• 500 ordrer/mnd.: 1.500 minutter = 25 timer i måneden

Hva er tiden din verdt? Bokfører du selv, er det tid du ikke bruker på å skaffe kunder, utvikle sortimentet eller rett og slett puste. Leier du inn hjelp - enten en regnskapsfører eller et byrå - er det en direkte utgift.

En automatisk integrasjon koster fra 549 kr. i måneden for opptil 500 ordrer. Sammenlign det selv med hva tiden din, eller regnskapsførerens timer, koster.

Hvilke prosesser bør automatiseres først?

Ikke alt må automatiseres på én gang. Prioriter i denne rekkefølgen:

1. Ordresynkronisering

Det er her den største tidsgevinsten ligger. Hver ordre fra nettbutikken din skal opprettes som en faktura eller et bilag i regnskapsprogrammet - med riktige beløp, MVA, rabatter og kundeopplysninger. Det er nettopp det Pairy håndterer automatisk, uansett om du kjører Shopify eller WooCommerce og bruker Fiken eller Tripletex.

2. Lageroppdatering

Selger du fysiske varer, er lagerbeholdningen kritisk. Feil lagertall betyr enten oversalg (du selger noe du ikke har) eller tapt salg (du viser utsolgt, men har varen på lager). Automatisk lagerstyring sikrer at tallene alltid er oppdaterte - i begge retninger.

3. Bokføring av betalinger

At en ordre er opprettet er én ting - at betalingen er registrert riktig er noe annet. Pairy kan automatisk registrere at betaling er mottatt, slik at regnskapet ditt alltid speiler virkeligheten.

4. Kundeopprettelse

Nye kunder fra nettbutikken din opprettes automatisk i regnskapsprogrammet, så du slipper dobbeltregistrering og feil i stamdataene.

Et eksempel fra virkeligheten

Se for deg en nettbutikk på WooCommerce med Fiken som regnskapsprogram. De vokste fra 80 til 350 ordrer i måneden på ett år - og regnskapsføreren brukte plutselig 12-15 timer i måneden på å taste inn ordrer manuelt. Med feil som følge: feil MVA-beløp, manglende ordrer, og innimellom en dobbeltbokføring.

Etter oppsett av WooCommerce-integrasjonen via Pairy tok det ca. 15 minutter å komme i gang. Resultatet: null manuelle ordrer å taste, synkronisering hvert 30. minutt og en regnskapsfører som i stedet bruker tiden på analyse og oppfølging.

Tidsbesparelsen var på over 12 timer i måneden - og feilraten i bokføringen falt til nesten null.

Hvordan håndterer Pairy overgangen - uten datatap?

Det er bekymringen de fleste som driver nettbutikk sitter med: hva skjer med ordrene som allerede er bokført? Og hva med ordrene som er underveis når integrasjonen startes?

Pairy synkroniserer kun ordrer fremover fra det tidspunktet du setter opp integrasjonen - med mindre du aktivt velger å synkronisere historikk. Det betyr at du ikke risikerer dobbeltbokføring av gamle ordrer. Oppsettet tar vanligvis 15 minutter og krever ingen IT-kunnskap.

Viktig: Pairy er en erstatning for en eksisterende manuell prosess - ikke et supplement. Kjør aldri to integrasjoner parallelt på samme flyt, da det gir dobbeltoverføringer.

Hvilken pakke passer til veksten din?

Pairy tilbyr tre pakker til standardintegrasjoner, så du kan starte der du er og skalere opp:

• Basic (199 kr/mnd.): Opptil 50 ordrer i måneden. Bra for deg som nettopp har startet og vil ha kontroll på fundamentet.
• Standard (549 kr/mnd.): Opptil 500 ordrer i måneden. Inkluderer lagerstyring og registrering av betaling - riktig valg for de fleste nettbutikker i vekst.
• Premium (1.099 kr/mnd.): Opptil 3.000 ordrer i måneden. Inkluderer varemottak.

Alle pakker har 30 dagers gratis prøveperiode, og du kan si opp abonnementet når du vil. Se hele prisoversikten på Pairys prisside.

Klar til å automatisere bokføringen?

Uansett om du kjører Shopify, WooCommerce eller en annen plattform, kan du se alle støttede integrasjoner på Pairys integrasjonsside. Finn kombinasjonen som passer oppsettet ditt, og kom i gang på 15 minutter.

Har du spørsmål underveis, er du alltid velkommen til å skrive til support@pairy.no.