Ny funksjon: Fakturaen sendes automatisk til kunder som betaler etterpå

En nettbutikk med bankoverføring, fakturabetaling eller bedriftskunder har to typer kunder. Noen betaler med kort, Vipps eller Klarna når de bestiller. Andre betaler etterpå, og de trenger fakturaen for å kunne betale. I dag sender noen nettbutikker den fakturaen manuelt fra regnskapsprogrammet, og hos andre lager regnskapsføreren fakturaene ut fra salget i nettbutikken. Spørsmålet om fakturaen også blir sendt til kunden på e-post når Pairy har opprettet den, kommer til supporten vår under oppsettet, både fra nettbutikker med Fiken og fra nettbutikker med Tripletex.

Automatisk fakturautsendelse svarer på det spørsmålet. Pairy avgjør om fakturaen skal sendes, og regnskapsprogrammet sender den.

Hvem sender fakturaen, og når

Når en ordre overføres som faktura eller oppgraderes til en faktura, kan Pairy be regnskapsprogrammet sende fakturaen til kunden. Det er regnskapsprogrammet som sender den, og leveringsmetoden følger regnskapsprogrammet og kundens oppsett der: e-post eller EHF. Funksjonen er beskrevet samlet på siden om automatisk fakturautsendelse.

Utsendelsen kan gå som en fast innstilling. Er den slått på, sender regnskapsprogrammet alle fakturaene Pairy oppretter. Er den slått av, opprettes fakturaene i regnskapsprogrammet og blir liggende der. Den faste innstillingen passer for en nettbutikk der alle kundene skal ha en faktura fra regnskapsprogrammet.

I Pairys integrasjon med Fiken heter innstillingen «Aktiver e-postutsendelse av fakturaer fra Fiken». Den gjelder alle fakturaer, også fakturaer for ordrer som allerede er betalt. Vi anbefaler den vanligvis ikke, fordi kunden som oftest allerede har fått en ordrebekreftelse fra nettbutikken. Innstillingene for Fiken står i supportartikkelen Fiken: Hvilke innstillinger skal jeg velge?, og integrasjonen er beskrevet på siden om Fiken.

Fakturaen opprettes i regnskapsprogrammet, enten den sendes til kunden eller blir liggende. Betalingen på ordrene som er betalt ved bestilling, kan registreres av en annen funksjon, automatisk betalingsregistrering, slik at fakturaen står som betalt.

Når bare noen av kundene skal ha fakturaen

Har nettbutikken begge typer kunder, kan utsendelsen gjøres betinget. Da sender regnskapsprogrammet fakturaen når ordren oppfyller et kriterium. Kriteriet kan være betalingsmetoden, kundetypen, et organisasjonsnummer på ordren eller andre opplysninger som står på ordren. Alle ordrene overføres til det samme regnskapsprogrammet, og hver ordretype følger sin egen flyt. Betinget utsendelse er beskrevet for Tripletex.

Betalingsmetoden skiller kundene som har betalt ved bestilling, fra dem som skal betale etterpå. En nettbutikk som tar imot kort, Vipps, Klarna, bankoverføring og fakturabetaling, og som har noen bedriftskunder med betalingsbetingelser, kan styre utsendelsen etter betalingsmetoden slik:

Klarna står sammen med de forhåndsbetalte, også når kunden velger å betale senere. Det er Klarna som krever inn beløpet fra kunden, og Klarna gjør opp ordren med nettbutikken. Derfor hører Klarna-ordrene til i samme gruppe som kortbetalingene når regelen settes opp.

Regelen kan også bygge på kundetypen eller organisasjonsnummeret, for eksempel slik at fakturaen bare sendes når ordren har et organisasjonsnummer. Da får bedriftskundene fakturaen tilsendt, mens de forhåndsbetalte ordrene fra privatkunder bokføres som vanlig.

Bedriftskunder, organisasjonsnummer og EHF i Tripletex

I Tripletex bestemmer Pairy om fakturaen skal sendes, og Tripletex bestemmer hvordan den leveres. Utsendelsen følger innstillingene på den aktuelle kunden i Tripletex, så fakturaen går på e-post eller EHF etter hvordan kunden er satt opp. Integrasjonen er beskrevet på siden om Tripletex, og forbindelsen mellom nettbutikk og regnskap på sidene om Shopify og Tripletex og WooCommerce og Tripletex.

Bygger regelen på organisasjonsnummeret, må nummeret stå på ordren i et felt Pairy leser fra. Hvor det skal stå, avhenger av nettbutikken:

1. WooCommerce: Organisasjonsnummeret må ligge i et metafelt på ordren. Pairy skanner feltene _billing_organisasjonsnummer, vat_number, billing_org_number og _billing_org_number. Listen står i supportartikkelen WooCommerce: B2B-kunder (org.no. og EHF).
2. Shopify: Med Shopifys B2B-modul hentes organisasjonsnummeret fra bedriftens Company Location, der det står under Tax Details. Nummeret må være riktig registrert og følge med på ordren for at Pairy skal kjenne den igjen som en B2B-ordre. Uten B2B-modulen leses det fra ordrens ekstrafelt (customAttributes) med nøkkelen «cvr», og de feltene settes vanligvis opp av en Shopify-utvikler. Detaljene står i Shopify: B2B-kunder (org.nr. og EHF).

Selve bokføringen av bedriftsordren, med organisasjonsnummer på kunden og en åpen faktura med kredittid, står på siden om B2B-bokføring. Nettbutikker som selger til både bedrifter og forbrukere, har sin egen gjennomgang på siden om nettbutikker med engros- og bedriftssalg.

Slik kommer du i gang

Betinget utsendelse via Pairy er beskrevet for Tripletex, og for Fiken finnes den faste e-postutsendelsen. Bruker du et annet regnskapsprogram, kan du skrive til oss, så ser vi på oppsettet ditt. Fire ting bør være avklart før utsendelsen slås på.

1. Regelen. Skal alle fakturaer sendes, eller bare noen? Er det noen, så noter hvilke betalingsmetoder og kundetyper som skal ha fakturaen. Det er det supporten spør om: gjelder det alle bedriftskunder, eller bestemte betalingsmetoder?
2. Opplysningene på ordren. Bygger regelen på organisasjonsnummeret, må nummeret stå i feltene Pairy leser fra. Åpne en bedriftsordre i nettbutikken og sjekk at nummeret står der.
3. Kunden i regnskapsprogrammet. I Tripletex avgjør innstillingen på kunden om fakturaen går på e-post eller EHF. Den delen ligger i Tripletex.
4. Oppsettet. Skriv til support@pairy.no med regelen, så hjelper vi deg med å sette opp utsendelsen. Mulighetene og eksemplene står i supportartikkelen Automatisk utsendelse av fakturaer.

Med regelen på plass får kunden som skal betale etterpå, fakturaen fra regnskapsprogrammet når Pairy oppretter den. Ordrer betalt med kort, Vipps eller Klarna bokføres, og fakturaen blir liggende i regnskapsprogrammet. Fakturaene til kunder som betaler med bankoverføring eller fakturabetaling, og til bedriftskundene, er dermed ute av den manuelle rutinen i regnskapsprogrammet.