Nytt i Pairy: Samle dagens ordrer i ett bilag i Tripletex

Vi har lansert en ny funksjon for alle som bokfører til Tripletex: samleposteringer. I stedet for én postering per ordre samler Pairy nå hele dagens omsetning i ett dagsbilag. Her er hva det betyr i praksis, og hvem det passer for.

Problemet: bilagsmengden vokser i takt med salget

Når du selger via nettbutikk, skal hver ordre ende opp i regnskapet. Pairy har alltid gjort det automatisk - én ordre inn, én postering ut. Det fungerer godt, og det gir full sporbarhet på hver eneste ordre.

Men så vokser butikken. Og da vokser noe annet i nøyaktig samme takt: antall bilag.

• 100 ordrer i måneden gir 100 bilag å bla gjennom.
• 500 ordrer i måneden gir 500.
• Og på en god kampanjedag kan et par hundre ordrer komme inn på ett døgn.

For selve bokføringen er det ikke noe problem - den skjer jo automatisk. Problemet er alt det rundt: å finne fram, å avstemme en periode, å arkivere, og å gi regnskapsføreren et regnskap som er til å lese. Det er tilbakemeldingen vi har fått fra dem som selger mest, og det er den vi nå har gjort noe med.

Løsningen: ett dagsbilag i stedet for hundre

Med samleposteringer aktivert samler Pairy opp dagens ordrer og refusjoner mens de kommer inn. Når kalenderdagen er avsluttet, bygges det ett samlet dagsbilag som bokføres i Tripletex.

Det er verdt å understreke at dagsbilaget ikke er én stor klump. Posteringslinjene splittes etter MVA-sats og betalingsmetode, slik at salg og innbetalinger havner på de kontoene som er satt opp i integrasjonen din. Selger du varer med to ulike MVA-satser samme dag, får du én linje per sats. Har kundene betalt med både kort og mobil, ser du det som egne linjer.

Refusjoner fra samme dag inngår i det samme bilaget, så dagen står som den faktisk endte.

Dagen avstemmes før den bokføres

En samlepostering er bare nyttig hvis du kan stole på at den stemmer. Derfor avstemmer Pairy hvert dagsbilag: summen av dagens ordrer, minus dagens refusjoner, holdes opp mot den beregnede samleposteringen. Går det opp, markeres dagen som avstemt.

Etter overføring får dagsbilaget sitt eget bilagsnummer i Tripletex, og du ser statusen i Pairy - om det venter, er overført eller har feilet. Et bilag kan overføres på nytt, og du kan opprette et dagsbilag manuelt for en dag som er avsluttet.

Det du bør vite før du slår det på

Samleposteringer har én konsekvens du bør ta stilling til: de enkelte ordrene og kundene overføres ikke til Tripletex. Regnskapet får dagsbilaget, ikke ordrelisten.

Sporbarheten forsvinner ikke - men den flytter seg. Pairy tar vare på alle ordre- og refusjonsreferansene bak hvert eneste dagsbilag, så du kan alltid åpne en dag og se nøyaktig hvilke ordrer den består av. Du finner dem også i nettbutikken din som før.

For de fleste som driver med moderat volum, er standardoppsettet med én postering per ordre fortsatt det beste. Samleposteringer er laget for deg som har kommet dit at bilagsmengden i seg selv er blitt jobben.

Slik kommer du i gang

Funksjonen er live for alle Pairy-kunder som bokfører til Tripletex, uansett hvilken nettbutikk-plattform du selger fra. Det er regnskapsprogrammet som avgjør, ikke nettbutikken.

Samleposteringer settes opp av oss, så det er ikke en bryter du finner i dashbordet. Ta kontakt, så ser vi på volumet og oppsettet ditt sammen og vurderer om det er riktig for deg.

Vil du lese mer om hvordan funksjonen fungerer i detalj, finner du alt på funksjonssiden for samleposteringer.