Scanpan - én Shopify-nettbutikk, fire markeder og to Business Central-regnskap

Hovedfunksjoner i integrasjonen

• Én Shopify-nettbutikk med fire markeder - Danmark, Tyskland, Nederland og Norge - gjennom én integrasjon
• Ordrer opprettes som salgsordrer i Business Central på riktig debitor etter leveringsland
• Leveringslandet bestemmer regnskapet: norske ordrer i det norske, alle andre i det danske
• Når ordren er ferdigbehandlet i Business Central, lukkes den i Shopify: leveransen registreres, betalingen trekkes, og ordren arkiveres
• Kampanje- og tilbudspriser styres i nettbutikken og følger med over på salgsordren

Utgangspunktet hos Scanpan

Scanpan har produsert kjøkkenutstyr i Danmark siden 1956 og selger i dag til kunder i flere europeiske land. Nettbutikken ligger på Shopify og er satt opp med fire markeder i samme butikk: Danmark, Tyskland, Nederland og Norge. Produktdataene ble håndtert i en annen løsning, og ERP-et var Business Central.

Ordrehåndteringen var delen som manglet. Hver ordre fra nettbutikken skulle opprettes som salgsordre i Business Central, og Scanpan fører to regnskap: et dansk og et norsk. Norske ordrer hørte hjemme i det norske, alle andre i det danske. Så lenge det gjøres manuelt, må noen opprette kunder og ordrer land for land og rette dem når de har havnet feil.

I tillegg kom to krav. Kampanje- og tilbudspriser skulle styres i nettbutikken og følge uendret med over på salgsordren. Det hadde gitt problemer i den tidligere løsningen. Og ordren måtte først lukkes overfor kunden når varen var ekspedert.

Pairy overtok kun ordrehåndteringen

Butikk, produktløsning og ERP var allerede valgt da Pairy kom inn i prosjektet. Pairy overtok ordrehåndteringen mellom Shopify og Business Central. Produktdataene ble liggende der de var, og forretningslogikken ble i Business Central. Pairy sender ordrer den ene veien og melder tilbake til nettbutikken når de er ekspedert.

Fordi avgrensningen var så smal, kunne arbeidet med ordredelen starte mens resten av prosjektet fortsatt pågikk.

Én butikk, fire markeder, to regnskap

Når en ordre er lagt og betalingen er reservert, henter Pairy den med faste intervaller og oppretter den som salgsordre i Business Central. Leveringslandet avgjør hvor den havner: ordren legges på debitoren som hører til landet, og norske ordrer går til det norske regnskapet, mens danske, tyske og nederlandske går til det danske.

Fordelingen skjer altså på ordrens leveringsadresse. I den daglige driften betjenes de fire markedene fra én butikk, mens regnskapsavdelingen jobber videre i to atskilte regnskap.

Business Central lukker ordren og trekker betalingen

Ordren blir ekspedert i Business Central. Når den er ferdigbehandlet der, gir Pairy beskjed til Shopify: leveransen registreres på ordrelinjene, betalingen trekkes, og ordren arkiveres. Deretter får Business Central beskjed om at ordren er lukket i nettbutikken.

Betalingen trekkes dermed på det tidspunktet ordren blir ekspedert, og de to systemene viser ordren som avsluttet samtidig.

Kampanjepriser bestemmes ett sted

Tilbud og kampanjer styres i nettbutikken. Salgsordren i Business Central ender på beløpet kunden faktisk betalte, og rabatten står som rabatt på ordrelinjen. Ved avstemmingen stemmer tallene derfor med nettbutikken.

Driften i dag

Scanpan selger i dag fra én Shopify-nettbutikk til fire markeder. Hver ordre opprettes i regnskapet den hører hjemme i, med prisen kunden betalte, og den lukkes når varen er ekspedert. Arbeidet med å sortere ordrer etter land og rette priser i etterkant er dermed ute av den daglige driften.

Har dere Business Central og en nettbutikk med flere land?

Scanpans oppsett er et godt utgangspunkt for en prat hvis dere selger fra én nettbutikk til flere land og fører regnskap i Business Central. Skriv hvilket ERP og hvilken butikk dere har, hvilke markeder dere selger til, og når dere skal være live, så vurderer vi omfang og leveringstid.

Skriv til oss om deres Shopify- og Business Central-oppsett, eller les mer om integrasjonen mellom Shopify og Business Central.