Sisters Point - integrasjon mellom Shopify og Trimit med automatiske kreditnotaer

Overordnede funksjoner i integrasjonen

1. Produktstamdata fra ERP-et til Shopify
2. Løpende oppdatering av lagertall, slik at nettbutikken viser det som faktisk er på lageret
3. Ordrer fra Shopify til Trimit som salgsfaktura
4. Returer fra Shopify til Trimit som kreditnota

Utfordring

Sisters Point hadde en ny nettbutikk som skulle opp og stå, og et ERP som ikke tidligere hadde vært koblet til en nettbutikk. Det var altså ingen gammel integrasjon som skulle byttes ut - det var ingen.

Det stiller to krav på én gang. Produkter og lagertall må ut i nettbutikken raskt nok til at kundene ikke kan kjøpe varer som ikke finnes. Og alt som kommer den andre veien - ordrer og returer - må lande i regnskapet som riktige bilag, uten at noen sitter og taster dem inn.

Det siste veier tungt i mote. Returraten er høy i bransjen, og hver eneste retur skal bli til en kreditnota og en lagerbevegelse. Uten en integrasjon er det en manuell rutine som vokser i takt med salget.

I tillegg kom en premiss: ERP-et kjører på en eldre, lokalt installert versjon. Det er ikke uvanlig i etablerte merkevarer, der ERP-et har vært med i mange år og rommer forretningslogikken. Men det betyr at en nettbutikklansering enten må vente på en oppgradering, eller så må integrasjonen kunne jobbe med den versjonen som faktisk står der.

Løsning

Pairy ble satt inn som integrasjonslag mellom nettbutikken og ERP-et. Forretningslogikken ble værende der den hørte hjemme - i ERP-et. Pairy flytter data mellom de to systemene i faste intervaller.

Lagertall som følger med, så nettbutikken ikke overselger

Lagertall sendes løpende fra ERP-et til nettbutikken, slik at tallene i butikken følger virkeligheten på lageret tett. I tillegg kjører en full synkronisering som fanger opp det de løpende oppdateringene måtte ha gått glipp av.

Det betyr noe i mote, der en vare ikke er én vare, men en variant. En returnert størrelse M frigjør ikke lager til kunden som venter på L. Jo raskere lagertallet per variant er riktig, jo færre oversalg - og jo færre varer som blir liggende usolgt selv om de er tilbake på hyllen.

Ordrer og kreditnotaer rett i regnskapet

Ordrer synkroniseres til ERP-et som salgsfaktura når de er betalt og sendt - ikke i det øyeblikket de legges inn. Returer går motsatt vei: blir en ordre refundert i nettbutikken, opprettes den tilsvarende kreditnotaen i ERP-et automatisk.

Hver retur skal ende som et bilag i regnskapet. Når kreditnotaen blir opprettet av seg selv, er det ingen haug å rydde opp i ved månedsavslutning.

Produktdata som kommer ut - men først når de er klare

Produktstamdata sendes fra ERP-et til nettbutikken. Nye produkter lander som utkast og aktiveres manuelt. Det gir merket kontroll over når en vare blir synlig i butikken. Variantene følger den strukturen merket allerede bruker i ERP-et.

Resultatet er en flyt der ERP-et er master på data, uten at nettbutikken blir et utstillingsvindu for varer som ikke er ferdige.

Skal vi se på returflyten deres?

Selger du klær på nett, er en retur sjelden bare ett bilag. Vi ser gjerne på hvordan returene og byttene deres bokføres i dag, og hvor det ligger manuelt arbeid dere ikke trenger å gjøre.

Skriv til oss på support@pairy.no - vi svarer innen 4-8 timer på hverdager. Du kan også bruke kontaktskjemaet.