De skjulte kostnadene ved manuell ordrebokføring for nettbutikker
Som eier av en nettbutikk kjenner du sikkert følelsen: ‘Det tar jo bare 5 minutter å bokføre en ordre…’ Men er det virkelig slik? I denne artikkelen dykker vi ned i de skjulte kostnadene ved manuell ordrebokføring, som mange nettbutikkeiere overser. Vi ser på hvorfor du sannsynligvis undervurderer de reelle kostnadene, og gir deg innsikt i hvordan automatisering kan frigjøre tid og ressurser til vekst.
Direkte timekostnader
La oss begynne med å se på de direkte timekostnadene ved manuell bokføring. For å få et realistisk bilde, må vi ta med alle aspekter av prosessen:
– Ordregjennomgang
– Inntasting i regnskapssystem
– Avstemming
Og la oss være ærlige: Hvilken nettbutikkeier gidder å sitte i regnskapsprogrammet og taste manuelt? Eller for den saks skyld betale penger til en regnskapsfører for å gjøre det samme.
Eksempel: En nettbutikk med 100 ordrer i måneden
La oss anta at det i gjennomsnitt tar 7 minutter å bokføre en ordre manuelt. For 100 ordrer blir det:
100 ordrer x 7 minutter = 700 minutter = 11,67 timer per måned
Med en timesats på 250 kr (inkl. overhead og sosiale kostnader) blir de månedlige kostnadene:
11,67 timer x 250 kr = 2.917,50 kr
På årsbasis løper det opp i 35.010 kr – og det er bare for selve bokføringen. Sett gjerne inn regnskapsførerens timepris hvis du har delegert det, det er ikke fordi du blir gladere av det.
Feilkostnader og kvalitetssikring
Manuell inntasting fører uunngåelig til feil. Typiske feil omfatter:
– Feil beløp
– Feil i momskoder
– Feil kontering
Disse feilene koster tid å finne og rette. Verre ennå kan de føre til:
– Feil lagerstyring
– Problemer med momsregnskap
– Tidkrevende feilretting ved årsavslutning
– Oppringning fra regnskapsfører som stiller spørsmål vanlige mennesker ikke har sjanse til å svare på.
Et forsiktig estimat er at feilsøking og -retting legger til ytterligere 20% til tidsbruken.
Forsinkede prosesser og deres konsekvenser
Manuell bokføring betyr ofte at du ikke har et sanntidsbilde av bedriftens økonomi. Dette kan føre til:
– Utfordringer med likviditetsstyring
– Forsinket reaksjon på lagerproblemer
– Tregere kundeservice ved ordreforespørsler
Tapte muligheter for vekst
Når manuell bokføring blir en flaskehals, går det ut over din mulighet til å fokusere på vekst:
– Mindre tid til strategisk arbeid
– Begrensninger i skalerbarhet
– Manglende overskudd til å utforske nye muligheter
– Mindre tid til å ha fri (for ja, det er også viktig).
Det samlede kostnadsbildet
La oss samle trådene og se på det samlede kostnadsbildet for vårt case med 100 ordrer i måneden:
Direkte timekostnader: 35.010 kr/år
Feilkostnader (+20%): 7.002 kr/år
Forsinkede prosesser (estimat): 15.000 kr/år
Tapte vekstmuligheter (konservativt): 50.000 kr/år
Samlet årlig kostnad: 107.012 kr
Dette tallet kan variere avhengig av din spesifikke situasjon, men det gir et bilde av størrelsesordenen. Et Pairy-abonnement til en butikk med 100 ordrer i måneden koster for tiden 549,- per måned (eller 2 kopper kaffe hvis du bor i Oslo). Du eller regnskapsføreren din må selvfølgelig fortsatt bruke litt tid på oppsett og løpende overvåking, men vi tør love at du kommer til å kunne kjøpe mange kopper kaffe på yndlingskafeen din med sparte kostnader.
Løsninger og neste skritt
Når de samlede kostnadene ved manuell bokføring overstiger kostnadene ved å implementere en automatisert løsning, er det på tide å handle. Her er noen skritt du kan ta:
- Evaluer din nåværende prosess og beregn dine reelle kostnader
- Undersøk forskjellige automatiseringsmuligheter
- Lag en kost-nytte-analyse av automatisering vs. manuell bokføring
- Start i det små – automatiser én prosess om gangen
- Mål resultatene og juster løpende
Du kan også bare prøve Pairy gratis i 30 dager her.
Konklusjon
Manuell ordrebokføring har langt flere skjulte kostnader enn de fleste nettbutikkeiere er klar over. Ved å automatisere denne prosessen kan du ikke bare spare penger, men også frigjøre verdifull tid til å fokusere på vekst og utvikling av virksomheten din.
Ta det første skrittet i dag: Beregn dine reelle kostnader ved manuell bokføring og vurder hvordan automatisering kan transformere nettbutikken din. Ditt fremtidige jeg vil takke deg for det!
Vil du vite mer om hvordan du kan automatisere ordrebokføringen din? Kontakt oss i dag for en uforpliktende prat om mulighetene for nettbutikken din.