Automatisk utsendelse av fakturaer

Utsendelse av alle fakturaer

Utsendelse av fakturaer kan som utgangspunkt aktiveres eller deaktiveres som en fast innstilling:

1. Aktivert: Regnskapsprogrammet sender alle fakturaer som opprettes via Pairy.
2. Deaktivert: Fakturaene opprettes i regnskapsprogrammet, men sendes ikke automatisk til kunden.

En fast innstilling passer dersom alle kunder skal motta en faktura fra regnskapsprogrammet.

Betinget utsendelse av fakturaer

Det er også mulig å sette opp betinget – eller conditional – utsendelse. Da sendes fakturaen kun når ordren oppfyller bestemte kriterier.

Dette brukes vanligvis når fakturaen kun skal sendes ved:

1. Bestemte betalingsmetoder
2. Bestemte kundetyper, for eksempel B2B-kunder
3. Ordrer med et organisasjonsnummer
4. Andre opplysninger som finnes på ordren

Betinget utsendelse gjør det mulig å la forskjellige ordretyper følge forskjellige flyter, selv om alle ordrene overføres til det samme regnskapsprogrammet.

Betinget utsendelse basert på betalingsmetode

Betinget utsendelse basert på betalingsmetoden er relevant dersom nettbutikken for eksempel tilbyr:

1. Bankoverføring
2. Fakturabetaling
3. Betalingsbetingelser for bedriftskunder

Ved disse betalingsmetodene er ordren vanligvis ikke forhåndsbetalt. Det kan derfor være en fordel at kunden automatisk mottar fakturaen direkte fra regnskapsprogrammet.

Ordrer som allerede er betalt med for eksempel kort, Vipps, Klarna eller en annen elektronisk betalingsløsning, kan samtidig overføres og bokføres uten at kunden mottar en ekstra faktura.

Eksempel

En nettbutikk tilbyr både kortbetaling og bankoverføring:

1. En kunde betaler med kort. Ordren overføres til regnskapsprogrammet, men fakturaen sendes ikke til kunden.
2. En kunde velger bankoverføring. Ordren overføres til regnskapsprogrammet, og fakturaen sendes automatisk via e-post.
3. En B2B-kunde bestiller med organisasjonsnummer og betalingsbetingelser. Ordren overføres, og fakturaen sendes via e-post eller EHF, avhengig av kundens oppsett i regnskapsprogrammet.

Spesielt for Tripletex

Når Pairy ber Tripletex om å sende en faktura, følger utsendelsen innstillingene på den aktuelle kunden i Tripletex.

Det betyr at fakturaen kan sendes via e-post eller EHF, avhengig av hvordan kunden er satt opp. Pairy bestemmer dermed om fakturaen skal sendes, mens Tripletex bestemmer hvordan den skal leveres.

Betinget utsendelse kan for eksempel settes opp slik at fakturaen kun sendes dersom ordren inneholder et organisasjonsnummer. På den måten kan B2B-kunder automatisk motta faktura, mens vanlige forhåndsbetalte privatkundeordrer ikke får tilsendt en ekstra faktura.

For Shopify B2B leses organisasjonsnummeret fra kundens Company Location. Organisasjonsnummeret må derfor være korrekt registrert i Shopify og følge med på ordren for at Pairy skal kunne identifisere den som en B2B-ordre. Les eventuelt mer her.