7 tips når du skal migrere fra Navision til Business Central

I en tid hvor de riktige verktøyene kan være avgjørende for suksess, kan det teknologiske oppsettet virkelig gjøre en forskjell for bedriftens vekst og effektivitet. Ved regelmessig å forbedre de sentrale systemene som driver din daglige drift, gir du bedriften muligheten til å ta et stort forsprang i bransjen.

Men hvorfor er det så mye snakk om Business Central, og hva gjør det så spesielt sammenlignet med Navision? Det forklarer vi deg nedenfor, og gir deg også 7 tips til hvordan du oppnår en sikker oppgradering! Vi håper du har lyst til å lese videre.

1. Forstå forskjellene og fordelene ved Business Central

Moderne brukeropplevelse

Når folk snakker om Business Central, er det oftest brukeropplevelsen som nevnes først. I motsetning til det klassiske Navision-grensesnittet, er Business Central sitt design moderne, friskt og intuitivt. Dette gjør det ikke bare enklere for ansatte å finne og bruke nødvendige funksjoner, men også å tilpasse og optimalisere arbeidsprosessene deres.

Resultatet av dette er en mer smidig og behagelig brukeropplevelse som fremmer produktivitet og gjør opplæringstiden minimal for nye ansatte.

Fleksibilitet med cloud-løsning

Har du noen gang blitt begrenset av hvor og hvordan du kan jobbe? Med Navision er mange bundet til kontoret og en fast arbeidsplass. Men tenk om du kunne jobbe fra din favorittkafé eller til og med fra sofaen hjemme? Det kan du med Business Central og deres cloud-løsning. Med skyen har du all din data tilgjengelig online, nettopp ved hjelp av den smarte cloud-løsningen. Dette gir større frihet og muligheten til alltid å kunne få tilgang til programmet overalt.

Optimert integrasjon

Business Central er bygget for å integrere problemfritt med mange forskjellige Microsoft-programmer som Office 365, Power BI og Azure. Men hva betyr det for deg? Det betyr ganske enkelt at når du oppdaterer dataene dine i Business Central, kan du umiddelbart se og bruke denne informasjonen i de andre programmene dine. Du unngår både å taste inn ting dobbelt og sikrer samtidig at dataene dine ikke går tapt. Vinn-vinn, ikke sant?

Forestill deg at du vil analysere noen salgstall. Med noen få klikk kan du ta disse tallene fra Business Central, åpne dem i Excel, gjøre noen beregninger, og deretter presentere resultatene i Power BI. Alt sammen uten bry. Dette gjør arbeidsdagen din enklere, raskere og mer produktiv.

Skalerbarhet og tilpasning

Med Business Central kan du tilpasse og skalere systemet ditt akkurat som du ønsker det. Business Central tilbyr en rekke forskjellige verktøy som gjør det enkelt å justere funksjoner og prosesser til akkurat din bedrifts behov. Enten det handler om å forbedre finansstyringen, effektivisere lagerhåndteringen eller å optimalisere kundeservicen, finner du alle nødvendige verktøy for dette i Business Central.

2. Kartlegging av eksisterende prosesser

Før du starter oppgraderingen fra Navision til Business Central, kan det være en god idé å få et overblikk over dine nåværende forretningsprosesser. Et raskt blikk på hvordan ting fungerer akkurat nå – fra ordrehåndtering til regnskap kan gi en god indikasjon på hva som kreves for at overgangen blir så smidig som mulig.

Dataflyt og integrasjoner

Først kan det være en god idé å finne ut hvor dataene dine kommer fra, og hvor de skal hen. Hvilke systemer kommuniserer med hverandre? Hvor oppstår det datafeil? Ved å forstå dataene dine kan du bedre forberede hvordan de skal migreres og integreres i Business Central. Dette bidrar til slutt til å sikre at all nødvendig informasjon er tilgjengelig i det nye systemet og at integrasjonen med eksisterende systemer fra tredjeparter er håndtert riktig.

Personliggjør din løsning

Til slutt er det viktig å vurdere hvilke tilpasninger og personaliseringer ditt nåværende system har, og hvordan disse kan overføres til Business Central. Dette kan være alt fra spesielle rapporter, unike lagerstyringsmetoder eller spesielle regnskapsfunksjoner. Disse kravene må selvfølgelig også kartlegges, slik at de kan gjenskapes eller forbedres i Business Central, slik at du sikrer en løsning som er skreddersydd til din bedrifts spesifikke behov.

En grundig kartlegging av eksisterende prosesser er ikke bare nødvendig for en vellykket overgang; det er en mulighet til også å revurdere og optimalisere dine nåværende forretningsprosesser.

3. Velg den riktige integrasjonspartneren

Når du skal bytte fra Navision til Business Central, er valget av en integrasjonspartner en viktig beslutning. Den riktige partneren kan ikke bare sikre en smidig overgang, men også bidra med verdifull innsikt og rådgivning gjennom hele prosessen. Men hva bør du egentlig være oppmerksom på når du velger din integrasjonspartner?

Forståelse og erfaring

En avgjørende faktor i valget av en integrasjonspartner er deres forståelse for både dine nåværende og fremtidige behov. Undersøk om de har erfaring med både Navision og Business Central, og viktigst av alt, om de har en historikk med vellykkede migreringer. En partner med dyp innsikt i disse systemene vil være bedre rustet til å takle de utfordringene din bedrift kan møte under overgangen.

Tilpasning til din bedrift

En god integrasjonspartner forstår at ingen bedrifter er like. Det er ikke alltid nok bare å implementere et standardsystem; det krever ofte en mer tilpasset tilnærming. En erfaren partner vil dykke ned i din bedrifts unike prosesser og mål for å skape en løsning som går utover standardkravene. Dette kan inkludere skreddersydde systemtilpasninger, utvikling av spesielle moduler eller integrasjoner som er tilpasset dine spesifikke behov.

Støtte og rådgivning

Utover selve migreringen er det viktig at din partner kan tilby kontinuerlig støtte og rådgivning. Teknologi og dine forretningsbehov utvikler seg stadig, og det er derfor viktig at du sikrer at partneren din kan tilby en støtte som passer for din bedrift.

Pairy Enterprise: Din partner for overgangen?

Vi tillater oss å skryte litt av oss selv. Vi mener nemlig at Pairy Enterprise er den ideelle partneren for deg og din bedrift, som oppfyller de ovennevnte kravene du bør stille til en integrasjonspartner.

Med vår ekspertise i både Navision og Business Central, samt vår tilnærming til skreddersydde løsninger, kan vi sikre at overgangen din blir så problemfri som mulig. Vi forplikter oss til å jobbe tett sammen med din bedrift, ikke bare under overgangen, men også i tiden etter. Med Pairy Enterprise får du en partner som ikke bare ser på din nåværende situasjon, men også dine fremtidige muligheter og utfordringer.

4. Dataoverføring og migrering

Når du oppgraderer fra Navision til Business Central, er det avgjørende at dataene dine overføres trygt og effektivt. En vellykket dataoverføring krever nøye planlegging og gjennomføring for å sikre at all viktig informasjon bevares korrekt, og at de integreres feilfritt i det nye systemet.

Minimering av driftsforstyrrelser

Under prosessen og overføringen av data er det viktig å minimere forstyrrelser i den daglige driften. Dette gjøres best ved å lage en detaljert strategi som ikke bare fokuserer på selve overføringen av data, men også på å sikre at dine ansatte kan fortsette sitt arbeid med minimal forstyrrelse. En eventuell integrasjonspartner kan hjelpe deg med å planlegge dette.

Håndtering av kompleks data

Et ofte oversett, men viktig aspekt ved dataoverføring er håndteringen av kompleks og spesiell data. Dette kan inkludere alt fra kundespesifikke data til avanserte konfigurasjoner og skreddersydde applikasjoner som har blitt brukt i Navision. Å sikre at disse komplekse datasettene blir migrert og integrert korrekt i Business Central, krever teknisk ekspertise og forståelse for både de gamle og nye systemene. Det kan derfor være verdt å investere i en partner for å navigere i det ovennevnte, slik at dere sikrer at ingenting verdifullt går tapt under overgangen.

Test og validering

Etter overføringen av dataen er det viktig å gjennomføre grundige tester og valideringer for å sikre at all data er overført korrekt, og at systemet fungerer som forventet. Dette steget er avgjørende for å fange eventuelle feil eller mangler som kan ha oppstått under prosessen.

5. Brukerstøtte og opplæring

En effektiv implementering av Business Central avhenger i stor grad av hvordan brukerne tar i bruk systemet. Det er derfor viktig å sørge for en grundig opplæring for alle dine ansatte som bruker systemet, for å sikre at de kan utnytte systemets fulle potensiale.

Fundamentet for effektiv bruk

Det første og viktigste steget i brukeropplæringen er en grundig opplæring i systemet. Her bør fokus være på å gi alle ansatte en solid grunnforståelse av Business Central. Start med å introdusere de mest grunnleggende funksjonene. Det kan være navigasjon i systemet, basisinntasting og forståelse av de sentrale dashbordene. Over tid kan du utvide det til å inkludere mer avanserte elementer, som detaljert datarapportering, skreddersydd arbeidsflyt, og bruk av analytiske verktøy. Dette sikrer at alle dine ansatte har den nødvendige kunnskapen for å begynne å bruke systemet på den mest effektive måten.

Feedbackloop 

En god måte å holde tritt med om dine ansatte eller brukere av systemet får mest mulig ut av det, er å opprette en tilbakemeldingsfunksjon hvor brukerne kan rapportere om deres erfaringer og eventuelt foreslå forbedringer. Denne innsikten kan være nyttig for å sikre at systemet fortsetter å utvikle seg i tråd med brukernes faktiske behov og arbeidsrutiner.

Løpende oppdateringer

Verden endrer seg, og det gjør programvare også. Sørg derfor for å holde dine ansattes kunnskap oppdatert. Det kan du gjøre på mange forskjellige måter. Det kan være gjennom interne møter, hvor de siste oppdateringene og funksjonene blir gjennomgått. Det kan også være ved å opprette endringslogg sider, som raskt og enkelt kan informere om de nyeste endringene. Informasjonsmails kan også være en måte å gjøre det på. Det viktigste er at dere finner deres egen måte å gjøre det på, slik at dere sikrer at teamet deres kontinuerlig er informert og godt forberedt på å bruke Business Central på best mulig måte.

6. Tilpasning og personlig tilrettelegging

Business Central skiller seg ut med sin evne til at du kan skreddersy den nøyaktig etter din bedrifts behov. Dette strekker seg fra små, men betydningsfulle justeringer i brukergrensesnittet, til større tilpasninger som inkluderer prosesser og funksjoner i din bedrift. Denne evnen til tilpasning sikrer at du får et system som støtter din bedrift effektivt, i stedet for at det er du som må tilpasse deg systemets begrensninger. Men la oss se litt nærmere på hvilke tilpasninger og personlige tilrettelegginger du faktisk kan foreta deg.

Utnytt potensialet i moduler og tillegg

Med et bredt utvalg av moduler og tillegg kan Business Central utvides og tilpasses for å dekke dine konkrete forretningsbehov eller integrere med eksisterende systemer og databaser. Dette sikrer at du kan forme systemet for å passe til bedriftens arbeidsmåte, slik at du ikke trenger å endre arbeidsrutinene dine for å tilpasse deg systemet.

Involver brukerne i tilpasningsprosessen

Det kan være en viktig brikke å involvere dine sluttbrukere i tilpasningsprosessen, da de best kjenner sine daglige arbeidsprosesser og behov. Deres tilbakemelding kan være viktig for å skape en brukervennlig og effektiv løsning for alle.

Fokus på langsiktig fleksibilitet

Når du tilpasser Business Central, bør fokuset ditt være på å skape en løsning som ikke bare oppfyller nåværende behov, men som også er fleksibel nok til å tilpasse seg fremtidige endringer og krav i din bedrift. Dette kan du for eksempel gjøre ved å velge modulære funksjoner og innebygde utvidelsesmuligheter, slik at du sikrer at systemet ditt enkelt kan oppdateres og utvikles i takt med at din bedrift utvikler seg og vokser.

7. Kontinuerlig optimalisering og vedlikehold

Det kan ikke understrekes nok hvor viktig det er å holde systemene optimalisert og vedlikeholdt. Dette bidrar nemlig til å sikre at din bedrift forblir tilpasningsdyktig og klar til raskt å reagere på både endringer i markedet, men også i de interne prosessene. Vi gir deg våre tips til hvordan du kontinuerlig vedlikeholder og optimaliserer systemet ditt.

Overvåkning og analyse

Kontinuerlig overvåkning og analyse av systemenes prestasjon kan bidra til å gi innsikt i hvordan de kan optimaliseres ytterligere. Dette omfatter alt fra brukeratferd til systemets reaksjonsflyt og dataflyt. Det kan derfor være lurt å lære å tolke disse dataene riktig, slik at du kan ta de riktige beslutningene angående forbedringer og justeringer som samsvarer med både nåværende og fremtidige behov.

Involver brukerne i optimaliseringsprosessen

Også her er det viktig å involvere dine brukere i optimaliseringsprosessen for å sikre at systemet blir tilpasset de faktiske arbeidsbehovene. Brukertilbakemelding kan være essensielt for å identifisere de områdene som krever forbedringer eller nye funksjoner.

Planlegging av oppdateringer og forbedringer

Å holde ditt Business Central system oppdatert og forbedret er viktig for å sikre god ytelse og funksjonalitet. Ved regelmessig å planlegge oppdateringer sørger du for at systemet ditt alltid er oppdatert med de nyeste funksjonene og sikkerheten. I tillegg hjelper du også dine ansatte med å være forberedt og informert om når og hvordan forbedringer skjer.

Og det var alt for denne gang! Dette var våre innsikter og råd for en vellykket overgang fra Navision til Business Central. Vi håper at du har funnet disse tipsene nyttige, og at de vil guide deg trygt og sømløst gjennom migreringen. Hvis du har spørsmål, eller hvis du ønsker ytterligere råd, veiledning eller assistanse, er vi hos Pairy Enterprise alltid klare til å hjelpe.

Det eneste som gjenstår er å ønske deg en problemfri og effektiv oppgradering. Lykke til!