Highsoft – Effektiv håndtering av kunde- og produktdata med WooCommerce og Tripletex-integrasjon

Les videre, og finn ut hvordan vi integrerte WooComerce og Tripletex til Highsoft, sånn at prosessene og bokføringen deres ble mer automatiserte.

Overordnede funksjoner i integrasjonen:

• Synkronisering av produkter fra WooCommerce til Tripletex, fremfor motsatt, som ofte er tilfellet.
• Utvidet synkronisering av kunder fra WooCommerce til Tripletex.
• Identifisering av MVA-numre på kunder når Tripletex kjører.
• Umiddelbar bokføring fra WooCommerce til Pairy, og Pairy til Tripletex.
• Endring av normal flyt for betalingsregistrering
• MVA-numre på internasjonale kunder av Pairy
• Avslutning av ordre i WooCommerce etter avsluttet håndtering i Tripletex

Produkter

Nettbutikken til Highsoft er hovedkilden til produktdataene deres. Det betyr at Pairy hele tiden synkroniserer produktene fra WooCommerce til Tripletex, og altså ikke motsatt, som ofte er tilfellet. Denne prosessen kjøres hyppig, og også valuta tilkobles produktet, hvilket heller ikke er standard.

Kunder

Highsoft holder orden på kundeopplysningene sine i WooCommerce. Pairys standardfunksjon, som automatisk oppretter nye kunder i Tripletex under bokføring av ordrer, var i dette tilfellet ikke tilstrekkelig. Derfor var det behov for en regelmessig synkronisering av kundene fra WooCommerce til Tripletex.

Highsoft har både internasjonale og norske kunder. I forhold til bokføringen er det viktig at et MVA-nummer (momsnummer) ikke legges til kundene i Tripletex, med mindre de er norske. Derfor sørger Pairy for å identifisere norske kunder når de synkroniseres til Tripletex. Hvis kunden ikke er norsk, legges det ikke et MVA-nummer til kundekortet i Tripletex. Pairy identifiserer også eventuelle kontakter, avdelinger og ansatte som er knyttet til kunden, og oppretter dem også i Tripletex, dersom de mangler.

Bokføring

Highsoft ønsket at ordrer skulle bokføres raskt, og derfor gjorde vi det mulig å via Pairy «fange» webhooks fra WooCommerce. Det betyr at når en ordre er gjennomført i butikken, sender WooCommerce den automatisk til Pairy, som bokfører den i Tripletex. Derfor må Highsoft bare vente få sekunder fra ordren har kommet inn og til den vises i regnskapet deres.

Forskjellen mellom internasjonale og norske kunder i bokføringen er viktig for å håndtere momsplikten korrekt. Internasjonale kunder har ofte ikke et MVA-nummer, så dette må oppdateres på fakturaen. Med norske kunder som har et MVA-nummer, benyttes nummeret fra kundekortet i Tripletex, fremfor at det settes på fakturaen, fordi dette allerede er korrekt registrert. Pairy sørger altså for at MVA-nummeret settes på fakturaen for internasjonale kunder, men ikke for norske kunder. På denne måten sikrer Pairy at momsplikten håndteres riktig, og unngår eventuelle feil i bokføringen.

Utover det ble betalingsregistreringen endret, sånn at betalingen registreres direkte på fakturaen ved oppgradering av ordren. Det betyr at fakturaen ikke lenger viser det utestående beløpet, selv om den er betalt.

Avslutning av ordre

Pairy automatiserer kontinuerlig avsluttede fakturaer og kreditnotaer fra Tripletex, og matcher dem deretter med de tilsvarende ordrene i WooCommerce. Når en ordre matcher med en faktura, vil statusen i WooCommerce endres til “avsluttet”, der den, hvis den matcher med en kreditnota, vil markeres som “annullert” i WooCommerce.

Har du noen systemer som skal integreres?

Har bedriften din behov for å få en eller flere systemer integrert, sånn at de passer til behovene og kravene deres? Spar tid, og få systemene deres automatisert, sånn at dere kan bruke mer tid på andre ting i bedriften. Vi bidrar gjerne med store og små prosjekter. Skriv en e-post til oss på info@pairy.dk for mer informasjon om hva vi kan gjøre for deg.