Effektiv lagerstyring: Slik håndterer du lageret i perioder med mye stress
Effektiv lagerstyring er en bloggserie der vi retter fokus mot hvordan du som nettbutikkeier kan drive lageret ditt så effektivt som mulig. I serien finner du tips, triks og kunnskap til drifting av ditt lager.
Det kan være vanskelig nok å holde styr på lageret til vanlig. Derfor kan det fort bli en skikkelig utfordring i perioder med ekstra trykk på ordreflowen, for eksempel etter Black Friday eller når du har julesalg. Under har vi derfor samlet en rekke tips til hvordan du holder hodet over vannet når det spisser seg til og du bare har lyst til å dra hjem og la alt sammen brenne.
Forberedelse er halve jobben
Har du orden på forsendelsesprosessen fra start til slutt? Hvis ikke er det et godt sted å starte. Kartlegg nøyaktig hvilke skritt som er i ordrehåndteringen din. En typisk ordreflow kan se ut som følger:
- Ordren mottas og åpnes i butikksystemet
- Plukkeseddel skrives ut
- Varene plukkes fra lageret
- Hvis en vare ikke er på lager, mottar kunden et varsel om forventet levering
- Varen pakkes
- Eventuelle ekstra goodies inkluderes
- Pakkeseddel skrives ut og festes
- Varen sendes
- Pengene trekkes og ordren avsluttes i butikken
- Bokføring av ordren i regnskapsprogrammet ditt
Det kan også være en idé å notere hvor lang tid hvert enkelt skritt tar. På den måten kan du sette i gang arbeidet med å optimere hvert enkelt skritt. Hvis du for eksempel oppdager at skritt 3 tar altfor lang tid, kan du se på hvordan denne delen av prosessen kan gjøres mer effektiv.
Fra utsiden ser prosessen over veldig enkel ut, men det er et hav av ulike variabler og ting å ta høyde for i hvert steg. Å ha en klar (og nedskrevet) oversikt tjener til flere formål: det gjør det enkelt for alle i bedriften å forstå hva som er prosessen ved en ordre. I tillegg gjør det det lettere å sette nye ansatte inn i rutinene – dette er spesielt en fordel når det hyres inn ekstra personale til spesielt belastede perioder. Hvis du vil ta det helt ut, kan du lage videoer av hvordan hvert enkelt skritt skal gjennomføres. Det vil gjøre det enda enklere når du skal lære opp nye ansatte i rutinene.
Hvor kan du spare tid?
Optimering av hvert enkelt skritt vil resultere i at du kan spare dyrebar tid, og i neste rekke penger. Under har vi listet opp noen av eksemplene vi har samlet inn der du kan spare tid på utsending av ordre i nettbutikken din.
Plukkesedler og pakkesedler
I stedet for å skrive ut én plukkeseddel og pakkeseddel om gangen, kan det godt lønne seg å samle opp en bunke. Du kan for eksempel skrive ut 10 eller 20 ordrer om gangen, slik at både plukkesedler og pakkesedler er klare. Dette gjør at plukking av varer og deretter pakkingen av dem går mye raskere, fordi du kvitter deg med en del bortkastet tid. For at dette skal kunne la seg gjøre er det viktig at lagerstyringen din er oppdatert, ellers risikerer du å skrive ut pakkesedler du ikke kan bruke til noe. I tillegg må du gå forgjeves når varene skal finnes frem. Hos Pairy har vi utviklet 2-veis lagerstyring i systemet vårt, hvilket er med på å sikre at lageret ditt er up-to-date til enhver tid. Du kan lese mer om lagerstyringen vår her.
Sørg for å ha nok pakkemateriale
Sørg på forhånd for å ha kjøpt inn rikelig av esker, kartongtape, printerpapir mm. Det høres enkelt ut, men det er katastrofalt å gå tom midt i en allerede hektisk pakkedag. Sørg for å ha handlet inn i god tid før de travle periodene. På den måten kan du heller rette fokuset ditt mot å gi kundene en god opplevelse.
Automatisk bokføring av nettbutikkordrene dine
Hos Pairy kan du få automatisk bokføring av nettbutikkordrene dine til en fast lav månedlig betaling. Integrasjonen gjør at ordrene i nettbutikken din synkroniseres med regnskapsprogrammet ditt når de er ferdigbehandlet i butikken. På den måten slipper du selv å måtte bokføre dem. Slik kan du fjerne et helt skritt i ordreprosessen din.
Unngå å juge om vekt
Det kan fremstå som en likegyldig ting å skrive inn korrekt vekt på varene dine. Det er en ting som ofte overses, men som kan spare deg for mye tid i det lange løp. Hvis vektdataene dine er oppdatert, tjener det til to primære formål:
1) Det er lettere for deg å gi kunden korrekt fraktpris, hvis du tar betalt for den.
2) Det vil gjøre det enklere for deg å skrive ut de riktige pakkesedlene og finne frem de riktige kassene.
Dette var våre anbefalinger til hvordan du kommer godt i gang med å optimere forsendelsesprosessen din i travle perioder. Hvis du er sulten på mer, kan du se flere av våre artikler om lagerstyring her.